ウェディングプランナーとの初めての打ち合わせにはどんな準備が必要？

ブライダルフェアに参加したり、いろいろな式場で話を聞いたりといった工程を終え、ようやく決まった結婚式場。
日取りも決まり、いよいよ初回の打合わせが始まるというとき、ただウェディングプランナーに言われるがままに参加し話が進んでいくのか、それとも、ある程度準備をしてから初回打ち合せに臨むのか……。
実は、この段階でこれから結婚式に向けての準備を進めるモチベーション、強いては、挙式、披露宴の仕上がり具合に差が出るといっても過言ではありません。

今回はウェディングプランナー目線から、初回の打ち合わせまでに準備しておいたほうが良い内容を紹介します。

目次

1. 2人の結婚式のコンセプトやテーマを決めておく
2. 自分たちが描くイメージを具体的にわかるようにしておく
3. 予算や優先順位を明確にしておく
4. 当日の列席者のリストアップ
5. 親が関わることは事前にリサーチを
6. 必要な準備は当日までに2人で相談して初回打ち合わせに臨もう

2人の結婚式のコンセプトやテーマを決めておく

実際に打ち合わせに入るのは、挙式当日の4ヶ月前を目安に始まります。

会場が決まってから初回打ち合わせまで、案外期間が空いているなと感じる人も多いでしょう。
しかし、その空いている期間にこそ取り掛かっておきたい下準備があります。

初めての打ち合わせでは、ゲスト人数や招待状やその他ペーパーアイテムについての話や予算、衣装についてなど、さまざまなことを話し合います。

そこで、まず大切にしておきたいことは、2人の結婚式においてのコンセプトやテーマを決めておくことです。
どんな披露宴にしたいかということを具体的に2人で話し合い、しっかりと意見をまとめておきましょう。
例えば、「ゲストに感謝を伝えることをメインにしたい」、「落ち着きのある雰囲気を演出したい」などです。もっと具体的に決められるのであれば、「茶色と赤をポイントにした大人っぽい空間にしたい」、「バルーンなどを使って楽しそうな雰囲気を作りたい」、「自分たちで作れるものはDIYで用意したい」など、ウェディングプランナーに詳しく伝えられるように考えておくよより良いですね。

もし、初回の打ち合わせ日よりも前にこうしたコンセプトやテーマが決まっているようであれば、事前にウェディングプランナーに電話やメールで伝えておくと、打ち合わせがスムーズに進むでしょう。

また、ウェディングプランナーの立場からしても事前に2人の希望を知っておくことで、場合によっては、その希望に応じて資料を用意したり、提案できるアイデアががあるかもしれません。

自分たちが描くイメージを具体的にわかるようにしておく

2人で「こんな風な結婚式、披露宴がしたい！」という希望が具体的に決まってきたり、アイデアが浮かんだりしたら、打ち合わせ日までに色や雰囲気、アイテムなど具体的なイメージを資料として作っておきましょう。雑誌で見つけたアイデアがあればそこを切り抜いたり、イメージに近い雰囲気の写真があればその写真を用意しておくなど、言葉で伝えるだけではなく、目で見て伝わるように工夫しておくことがポイントです。

こうしたイメージをウェエディングプランナーと共有することは、2人の晴れの舞台を迎えるうえで大変重要な過程になります。

また、ウェディングプランナーが2人が「こうしたい！」と希望している具体的なイメージを目で見て確認することで、より理解できるため、お互いの認識のズレも少なくなり、ますます良いものを作り上げようという士気が高まります。

予算や優先順位を明確にしておく

挙式、披露宴の打ち合わせは、ワクワクすることがたくさんありますが、同時にお金も関わってくることです。

理想や希望をすべて通してしまうと、何かと金額が積み重なり、予算よりもかなり上回ってしまったということになり兼ねません。

予算が明確になっていなかったり、優先順位が決まっていなかったりすると、なかなかスムーズに決まらないだけでなく、お互いの意見の食い違いで険悪なムードになってしまう恐れもあるため、
初回打ち合わせ日までに、2人でしっかりと話し合って、予算と優先順位をある程度明確にしておきましょう。

当日の列席者のリストアップ

ウェディングプランナーが初回打ち合わせまでに必ず決めておいて欲しいという項目は、列席者のリストアップです。

すでに上に挙げている挙式や披露宴の雰囲気やテーマについてはある程度決めているカップルでも、肝心の列席者のリストアップを忘れているというケースが多くあるようです。

新郎、新婦それぞれの招待人数はどれくらいの割合で、何名くらいなのか、親族はどこまで招待するのかなどある程度のトータル人数を把握しておきましょう。

それぞれの会場には収容人数が設けられているため、招待する人数が希望する会場の収容人数を超えてしまうと、会場の変更、もしくは、列席者の調整が必要になってきます。
また、列席者のリストアップがしっかりとできていなければ、席次や招待状の発注などの準備も後ろ倒しになってしまい、後になってバタバタしてしまう可能性もあります。