戸籍謄本,代理人

2017.6.2

戸籍謄本は代理人にとってもらっても大丈夫?代理人が取得するときの基本ルール

入籍手続き
farny
84 views

婚姻手続きの際に、婚姻届と一緒に提出が必要となるケースがある戸籍謄本。戸籍謄本を取得できるのは、本籍を置いている市区町村役場だけであるため、仕事の都合や、遠方である場合など諸都合により直接、本人が手続きに出向くことができない場合もあります。そのときには、第三者を代理人として、戸籍謄本の請求手続きをお願いすることができます。ただし、代理人に依頼する場合には、いくつかの条件がありますので、それらについてご紹介します。

戸籍謄本を代理人が取得することはできる?

戸籍謄本,代理人

結論から言うと、戸籍謄本は、代理人により取得することが可能です。ただし、委任状が必要となります。

代理人が戸籍謄本を取得できる場所については本人による請求と同じく、戸籍のある本籍地の市区町村役場となり、窓口での請求手続きが必要となります。地域によっては、各支所や行政サービスセンター、市民サービスセンターなどでも手続きを行うことができます。

また、戸籍謄本は、重要な個人情報であるため不正に請求されたり使用されたりすることのないよう、請求できる人の範囲が決められています。請求する戸籍に名前のある本人や配偶者、直系血族である祖父母、父母、子、孫等による請求の場合、委任状は必要ありません。それ以外の第三者による請求の場合は、要件を満たす場合に請求することができるとされています。

①自己の権利を行使、または自己の義務を履行するため戸籍の記載事項を確認する必要がある場合

②国または地方公共団体の機関に提出する必要がある場合

③正当な理由があると認められる場合

請求者の本籍が請求手続き場所である市区町村になく、対象者との関係が確認できない場合は、請求者と戸籍に名前が掲載されている人との関係を証明する資料、請求理由を証明する資料などの提示を求められることがあります。

また、①から③の内容について請求手続きの際、書類に記載して、利害関係や請求理由等を明確にするための資料が必要となります。いずれの場合においても、それらの代理人となる場合には委任状が必要です。

代理人とは

戸籍謄本,代理人

代理人については、民法にも定めがあります。代理は、本人以外の者が本人のために意思表示を行うことによって、その法律行為の効果が直接、本人に帰属する制度を指します。従って、代理人とは、本人のために意思表示をするものということになります。代理による行為による効果は、本人に帰属することが原則ですが、代理人とその効果が帰属する人とが異なり他人に帰属する場合もあります。

つまり、戸籍謄本の請求における代理人は、基本的に本人のために戸籍謄本の請求手続きを行って受け取る行為をする人のことを指します。代理人になれる人についても民法に定めがあり、代理人は行為能力者であることを要しないとされています。基本的に誰でも代理人となることができますが、責任は、委任した本人にかかってきます。

また、未成年を代理人にしたり、地域によっては請求手続きをする市区町村役場に住民票のない人が代理人となったりした場合などには別途、資料の提出が求められるケースがあります。

代理人が取得する際には委任状が必要

戸籍謄本,代理人

戸籍謄本を代理人が取得するためには、本人から預かった委任状を持参する必要があります。委任状には、本人による署名、押印、と代理人の氏名、代理行為を委任する旨の記載など必要事項を原則として自筆で記載して代理人に預けることにより、窓口において代理人が戸籍謄本を請求して受領することが可能となります。手続きには、代理人の本人確認書類や印鑑も必要となります。印鑑については印鑑登録した実印である必要はありませんが、ゴム印などは使うことはできません。

委任状の書き方

戸籍謄本,代理人

市町村区が用意しているテンプレート

委任状には、市区町村でテンプレートが用意されている場合があります。その場合には、窓口で書類をもらって使用するか、インターネットのホームページからダウンロードしたものをプリントアウトして使用します。指定のサイズの白い無地の用紙を使うよう気を付けましょう。テンプレートの内容については、自筆で書く場合と記載内容はほぼ同じです。なお、地域によって若干異なる場合があります。

自筆で書く場合の定型文

委任状は、必ず本人が直筆で作成して、原本を提出する必要があります。コピーやファクスなどでは受け付けてもらえません。市区町村でテンプレートを用意している場合もありますが、必要事項が記載されていれば、特に定まった書式はありません。その際は、便せんなどを使ってもOKです。委任状を自筆で書く際には、次の要件を充たす必要があります。

  1. 本人の住所、氏名(署名)、生年月日、本人の認印の押印
  2. 委任事項
  3. 代理人の住所、氏名、生年月日

以上の3つです。

詳しく説明すると、①について、押印は印鑑登録している実印である必要はありません。②について、「戸籍謄本の請求手続きと受領について、代理人〇〇〇〇に委任します。」「私の戸籍謄本に関する手続きを下記の者に委任します。」と言うように、本人が何の手続きを代理人に頼んだのかがわかるような文を記載します。また、複数枚の戸籍謄本の請求や受領を委任する場合には、委任事項の文章の中に必要枚数を記入しておく必要があります。③については、代理人に確認して記載します。地域によっては性別や昼間に連絡のとれる電話番号の記載を求められる場合があります。また、作成日を入れることも忘れないようにしましょう。

例を挙げると

〇〇市長宛  委任状   20〇〇年1月1日

委任者 氏名 〇〇 〇〇 <印>

生年月日 平成〇〇年〇月〇日

住所

代理人 氏名 〇〇 ○○

生年月日 平成〇〇年〇月〇日

住所

「私〇〇〇〇は、代理人〇〇〇〇に、戸籍謄本の請求申請および受領の権限を委任します。」

委任状なしで戸籍謄本を取得できる範囲

戸籍謄本は、請求する戸籍に名前のある本人であれば、委任状は必要ありません。また本人の配偶者、直系血族である祖父母、父母、子、孫等による請求の場合も、委任状は必要ありません。ただし、親族関係を確認できる戸籍などの資料の提示を求められる場合があります。兄弟姉妹であっても、婚姻などによって同一戸籍に名前がない場合には原則として請求時に委任状が必要となります。

戸籍謄本は代理人も取得可能!まずはルールを把握して

戸籍謄本は、婚姻手続きにおいては、本籍のない市区町村役場に婚姻届を提出する際に必要となります。本籍は住まいなどに関係なく、戸籍を管理する住所地です。戸籍は本籍のある市区町村役場でしか管理していないために、転勤などの都合で遠方に本籍地がある場合には、戸籍謄本の取得手続きをどうするか悩む人も多数います。同一戸籍に名前のある両親が、本籍のある市区町村役場の近くに住んでいれば手続きを頼みやすいのですが、そうでなくても、委任状があれば、第三者にも依頼することができます。

兄弟姉妹であっても、同一戸籍でなければ委任状が必要ですが、比較的気安く頼めそうですね。頼める人が見つからなくても、郵送で戸籍謄本を取り寄せることもできますので、自分に合った方法を遠慮なく市区町村役場へ電話して相談してみましょう。なお、代理人によって取得する証明書の種類、住民票や戸籍謄本など、何を請求するかによって、請求できる人の範囲が異なります。戸籍と世帯とは別のものです。婚姻届に必要となる場合があるのは、戸籍謄本ですので、混同しないように気を付けましょう。